Munkakör célja
A pozíció a budapesti iroda és az Ügyvezető igazgató mindennapi működésének támogatásáról szól: a háttérfolyamatok gördülékeny összehangolásáról, az adminisztráció rendben tartásáról és az irodában dolgozó munkavállalók környezetének megfelelő színvonalú biztosításáról. Fontos része a munkának a belső és külső partnerekkel való folyamatos és hatékony kapcsolattartás.
A munkavégzés helye: 1138. Budapest Váci út 182.
FELADATOK ÉS FELELŐSSÉGEK
- Kapcsolattartás az irodaház üzemeltetésével, hibabejelentések intézése és a munkakörnyezet működőképességének fenntartása.
- Az iroda parkolási rendszerének kezelése, támogatás a kollégák részére és vendégparkolások szervezése.
- Az Ügyvezető igazgató operatív támogatása: naptárkezelés, megbeszélések szervezése, email kezelés és ad hoc feladatok intézése.
- A bejövő és kimenő posta kezelése, az iktatás pontosságának biztosítása és a dokumentumok továbbítása.
- Beérkező számlák kezelése és előkészítése a pénzügyi folyamatokhoz.
- Dokumentumok, szerződések és nyilvántartások rendszerezett, visszakereshető kezelése, digitalizálása.
- Futárszolgáltatások szervezése és nyomon követése, a küldemények időben történő kézbesítésének biztosítása.
- Irodaszer-, víz-, kávé- és egyéb fogyóeszközök készletének felmérése és utánpótlása.
- Dolgozói költségelszámolások összegyűjtése, ellenőrzése és adminisztrációja.
- Riportok és összesítések készítése a vezetőség számára.
- Jelenléti ív, szabadságigénylés és költségek adminisztrációja.
- Üzleti utak szervezése: jegyfoglalás, szállásfoglalás és a kapcsolódó adminisztráció ellátása.
- Céges autó flotta kezelése: kapcsolattartás a szolgáltatóval, számlák ellenőrzése, céges autó használók támogatása gumicsere, szervízigény esetén, illetve csereautó igénylése és a kapcsolódó dokumentáció kezelése.
A pozíció sikeres betöltéséhez az alábbiakat várjuk:
- Középfokú végzettség és legalább 2 év releváns tapasztalat hasonló irodai koordinációs vagy asszisztensi munkakörben.
- Társalgási magabiztos angol nyelvtudás
- Haladó MS Office ismeretek (Outlook levelezőrendszer, naptárkezelés, SharedPoint, Excel, Word)
- Pontos, megbízható munkavégzés, jó rendszerszemlélet és az előírások következetes betartása/betartatása.
- Magas fokú priorizációs készség, nagyfokú precizitás, lelkiismeretesség és igényesség a munkavégzés során.
- Támogató attitűd a kollégákkal szemben, “hogyan oldom meg” hozzáállás.
- Előnyt jelent: SAP felhasználói tapasztalat.
Miért csatlakozz?
- Stabil, világvezető tejipari vállalat, ahol az Irodai koordinátor szerepe nem mellékszerep, hanem meghatározó eleme a vállalat napi működésének.
- Valódi felelősség és hatás: a munkád közvetlenül támogatja az ügyvezetőt és a teljes budapesti csapat gördülékeny működését – a Te munkádon múlik, hogy a háttérfolyamatok olajozottan fussanak.
- Támogató, emberközpontú vállalati kultúra, együttműködő vezetői szemlélettel és önálló döntéshozatali lehetőséggel, ahol van tere az ötleteid megvalósításának.
- Támogatjuk a bejárást: ha autóval jössz és nem vagy budapesti lakos, akkor 47 Ft/km-t számolhatsz el és biztosítunk céges parkolóhelyet, vagy a 100%-os tömegközlekedésed költségét térítjük. Budapesti lakcímmel pedig a BKK bérletedet térítjük.
- A próbaidő után, magán egészségügyi csomagot és élet és balesetbiztosítást kapsz.
